Dalam suatu organisasi pasti memiliki tujuan yang akan dicapai, pencapaian itu akan terlaksana jika komponen-komponen bekerja secara maksimal. Efektifitas dan efisiensi merupakan unsur penting untuk menjadikan organinasi itu sukses. Serta para manajer dituntut untuk memiliki keilmuan, kepekaan dan mampu menganalisis keadaan serta mendalami fungsi – fungsi manajemen yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Keempat fungsi ini saling berkaitan satu sama lain sehingga tidak dapat dipisahkan. Definisi manajemen sendiri secara umum adalah suatu proses yang di dalamnya terdapat kegiatan-kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan, yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien dengan menafaatkan sumber daya.
Parencanaan yang matang salah satu penyebab berhasilnya suatu organisasi karena perencanaan merupakan proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan cara pelaksanaannya sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Bagaimana diatur dalam surat keputusan menteri pendidikan nasional dan kebudayaan no.155/U/1998 tentang pedoman umum kemahasiswaan bahwasanya organisasi mahasiswa intra kampus adalah organisasi yang mempunyai kedudukan resmi di lingkungan perguruan tinggi. Pada dasarnya organisasi adalah suatu wadah untuk sekelompok manusia yang saling dikenal yang bekerja sama untuk tercapainya suatu tujuan. Begitu pula dengan Organisasi kemahasiswaan dibentuk sebagai wadah/wahana dan sarana untuk belajar, berkumpul dan mengembangkan potensi kepemimpinannya.
Badan eksekutif mahasiswa (BEM) merupakan suatu wadah bagi mahasiswa untuk manampung aspirasi dari para mahsiswa itu sendiri serta sebagai penyambung lidah antara pihak kampus dan pihak mahasiswa. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) sebagai wadah untuk menampung aspirasi dari seluruh mahasiswa serta mengembangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki agar menjadi mahasiswa yang memiliki wawasan yang luas dibidang ilmu pengetahuan, kesenian dan lain sebagainya. Oleh karenanya, pengembangan dan pelaksanaannya harus menggunakan prinsip-prisip manajemen strategis organisasi, agar keberadaan organisasi ini dapat betul-betul bermanfaat, terarah dan terencana. Apabila mengingat organisasi mahasiswa ini berada didalam pondok pesantren dimana setiap kegiatannya membutuhkan penyesuaian dengan aturan dan budaya pondok pesantren.
Apakah organisasi itu? Organisasi dapat diartikan sebagai suatu kumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam organisasi dirasakan perlunya bekerja sama atau bantuan orang lain. Keberhasilan suatu organisasi antara lain ditentukan oleh kemampuan manajer untuk mengatur kerja sama tersebut. Kegiatan memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan, mengembangkan kegiatan organisasi merupakan kegiatan manajemen. Dari berbagai batasan/definisi manajemen disimpulkan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam pengertian manajemen tersebut terdapat unsur tujuan, kegiatan, dan manusia. Ketiga hal ini sering disebut unsur-unsur manajemen. Ketiga unsur tersebut merupakan unsur pokok organisasi. Unsur-unsur tadi diupayakan agar sinkron dan harmonis sehingga tujuan organisasi tercapai secara optimal, kegiatan organisasinya efektif, dan penggunaan manusianya efisien.
Fungsi manajemen merupakan elemen-elemen dasar yang selalu melekat dalam proses manajemen dan dijadikan acuan manajer dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi manajemen yang paling mendasar adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling). Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) adalah organisasi mahasiswa intra kampus yang merupakan lembaga eksekutif di tingkat Universitas/Institut/Sekolah Tinggi. BEM menjadi wadah dari seluruh mahasiswa untuk mengembangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki agar menjadi mahasiswa yang memiliki kekayaan di bidang ilmu pengetahuan, kesenian dan lain sebagainya. BEM berfungsi sebagai sarana mahasiswa untuk menyalurkan sumbang saran dan aspirasinya kepada pihak lembaga untuk mewujudkan kesejahteraan di lingkungan kampus.
Badan Eksekutif Mahasiswa tidak hanya sebagai wadah berkumpulnya mahasiswa-mahasiswa yang proaktif, tetapi juga sebagai media penyalur ide-ide dan gagasan cemerlang para kaum muda terdidik untuk maju. Oleh karena itu, disusun adanya program kerja sebagai bentuk kegiatan nyata yang diharapkan bermanfaat bagi organisasi BEM itu sendiri, UKM-UKM, para mahasiswa, pihak universitas, dan tentunya masyarakat. Belum afdol jika pengertian BEM hanya di artikan sebagai satu sisi saja. Ternyata organisasi ini memiliki fungsinya, diantarannya sebagai sarana tempat untuk menampung aspirasi dan keluhan. Jadi segala keluhan dan aspirasi mahasiwa bisa disampaikan ke BEM terlebih dahulu, kemudian nantinya akan disampaikan ke Direktorat Pelayanan Kegiatan Mahasiswa. Jadi ada jalurnya agar aspirasi ingin disampaikan ke pihak kampus.
Berikut ini adalah beberapa fungsi Badan Eksekutif Mahasiswa :
- Sebagai lembaga tinggi mahasiswa yang akan mengakomodir seluruh kepentingan mahasiswa di kampus.
- Sebagai Agent of changedalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
- Sebagaisocial control dalam melihat setiap kebijakan baik dalam lembaga kampus maupun dalam pemerintahan Republik Indonesia ( regional dan nasional )
- Membangun sinergitas dengan seluruh ormawa di kampus.
- Sebagai fasilitator dalam menjaring aspirasi mahasiswa.
Tidak dapat dipungkiri pula, ada banyak permasalahan yang terjadi disetiap perguruan tinggi, tanpa ketercuali. Dari berbagai macam permasalahan inilah, Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai penengah atau mediasi. Sekaligus sebagai pihak yang membantu menyamakan persepsi agar tidak terjadi multitafsir. Sehingga masalah yang besar bisa disederhanakan dan tidak berbuntut pada permasalahan yang berlarut-larut.
Tujuan Badan Organisasi Mahasiswa (BEM)
Pertama, mampu menciptakan situasi yang kondusif di kampus atau organisasi intra kampus atau Ormawa.
Kedua, mampu mewujudkan kesejahteraan mahasiswa di perguruan tinggi tersebut. Karena jika hal tidak bisa menjaga kesejahteraan, maka akan terjadi kesenjangan atau carut marut.
Ketiga, menjunjung tinggi nilai kebangsaan. Terutama kebangsaan di lingkungan universitas. Meskipun demikian, menjunjung tinggi kebangsaan di luar kampus juga sama pentingnya.
Keempat, BEM menjadi organisasi yang bisa dijadikan oleh mahasiswa untuk belajar berbagai kemampuan, khususnya lebih ke arah soft skills seperti kepemimpinan, public speaking, komunikasi, kerja sama dan berpolitik praktis serta masih banyak lagi.
Tentu saja akan banyak manfaat mengikuti BEM. Selain mendapatkan teman baru lintas jurusan, kita pun juga akan belajar bekerja secara tim, belajar berorganisasi, belajar berkomunikasi dengan pihak-pihak luar dan yang paling penting nih, belajar kepemimpinan dan speakup. Setidaknya pelajaran-pelajaran ini tampak sepele, namun secara tidak langsung sangat mempengaruhi dan menentukan nasib dalam bekerja selulus kuliah. Organisasi BEM yaitu Model manajemen strategi yang digunakan terdiri dari perumusan visi, misi dan tujuan, analisis lingkungan internal dan eksternal, analisis pilihan strategi, sasaran jangka panjang, serta strategi fungsional. Karna dirasa dengan manajemen strategi model ini yang sangat memungkinkan untuk digunakan dalam pengelolaan BEM bahwa visi, misi dan tujuan itu suatu hal yang harus ada sebelum berjalannya organisasi itu, ini selaras dengan hasil observasi dimana BEM diawal masa jabatan mereka segera menentukan visi, misi dan tujuan yang mana visi mereka adalah “Menjadi agen perubahan yang menginspirasi dan memimpin mahasiswa dalam menciptakan kampus yang milenial terdepan terpercaya, dan berdampak positif bagi masyarakat.
Dan adapun misi yang telah mereka rumuskan bersama yaitu :
- Membangun tata kelola BEM yang profesional berlandasan asas kekeluargaan.
- Mengembangkan hubungan yang kuat antara BEM dan mahasiswa lainnya untuk meningkatkan kolaborasi dan sinergi dalam mencapai tujuan bersama.
- Mendukung dan memfasilitasi mahasiswa yang memiliki minat dan bakat; baik dibidang akademik maupu non akademik.
- Menjalin hubungan yang baik dan bekerjasama dengan organisasi baik didalam maupun diluar kampus.
Dalam Perjalanannya tentu banyak sekali perubahan yang terjadi menyesuaikan dengan zaman yang juga semakin berkembang. Tantangan yang selalu bermunculan saat ini yaitu keadaan dunia yang terus berubah mengikuti perkembangan zaman. Perubahan tersebut membuat kita sebagai manusia sulit memprediksi hal-hal yang akan terjadi dimasa mendatang. Karenanya manusia terutama mahasiswa dituntut untuk bisa mengenal potensi dirinya dan selalu berkembang mengikuti perkembangan zaman dan bisa beradaptasi dengan baik di lingkungannya agar bisa bersaing di era yang dinamis dan terus berubah.
Dibalik perkembangan serta tantangan yang ada tersebut, ada suatu kesadaran yang perlu untuk tiap dari kita memahami bahwa kita tidak sendiri. Kita adalah makhluk sosial yang membutuhkan satu sama lain antar manusia. Semua dari kita memiliki arti dan mampu berkontribusi untuk saling bahu membahu untuk menjawab setiap tantangan yang ada didepan kita. Kolaborasi diantara kita menjadi kunci agar kita mampu menjawab setiap pertanyaan dan tantangan yang hadir di depan kita. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) hadir untuk menjadi wadah bagi mahasiswa untuk belajar, berkembang, dan berdinamika sebagai bentuk persiapan untuk menjawab tantangan itu. BEM hadir sebagai sarana kolaborasi bagi mahasiswa agar mampu saling bertukar pikiran, pendapat dan akhirnya mampu saling membahu untuk menjawab setiap tantangan yang hadir kedepannya.
Selain adanya visi, misi dan tujuan dijelaskan bahwa dalam model manajemen adanya analisis lingkungan eksternal dan internal dimana dijelaskan bahwa lingkungan eksternal organisasi adalah lingkungan yang terkait dengan kegiatan oprasional organisasi yang mencakup sejumlah variable (peluang dan ancaman) yang berada diluar organisasi dan biasanya tidak dapat di control oleh pimpinan puncak organisasi dalam jangka pendek. Sedangkan lingkungan internal adalah berbagai hal atau pihak yang berkaitan langsung dengan organisasi yang meliputi sejumlah variable (kekuatan dan kelemahan ) yang berada didalam organisasidan biasanya berada dalam pengendalian manajer puncak walaupun dalam jangka pendek. Teori ini senada dengan hasil observasi peneliti dimana BEM melakukan analisis lingkungan eksternal yang dilakukan oleh presiden BEM dan ketua, wakil setiap departemen guna mengetahui langkah apa yang harus dilaksanakan. Analisis lingkungan eksternal sangat penting dilaksanakan karna memiliki pangaruh yang besar terhadap keberhasilan organisasi, adapun analisis eksternal dilakukan dengan melihat peluang dan ancaman dari setiap kegiatan yang akan dilaksanakan.
Selain itu BEM juga melakukan analisis pilihan strategi dalam pengelolaannya dengan cara berkoordinasi langsung dengan pihak-pihak yang terkait, dengan membuat program ungulan, meningkatkan keilmuan, meningkatkan keagamaan, sistem pemilihan tugas bagi masing-masing anggota BEM dan lain-lain. Hasil observasi ini senada dengan teori model manajem yang dijelaskan diatas dimana Analisis dan pilihan strategi berfokus pada usaha menciptakan dan mengevaluasi strategi-strategi alternatif, selain memilih strategi yang hendak dijalan- kan. Analisis dan pilihan strategi berusaha menentukan tindakan alternatif yang paling baik dalam membantu perusahaan mencapai misi dan tujuannya. Langkah-langkah yang dilakukan oleh BEM ini dilaksanakan agar dapat membantu mencapai misi dan tujuannya.
Adapun Manfaat yang didapatkan dari adanya strategi unggul yang telah diterapkan di BEM yaitu meningkatnya perbaikan dan pembaharuan dalam kegiatan yang dilaksanakan, menciptakan anggota yang lebih aktif, kreatif serta semangat yang kuat untuk berkhidmat dan berkembangnya organisasi kearah yang lebih positif.
Sasaran jangka panjang dan strategi fungsional merupakan langkah-langkah model strategi yang digunakan sebagaimana data yang didapatkan dari hasil observasi dimana sasaran utama yang akan dicapai oleh BEM yaitu mencapai ridho Allah dan Rosulnya dengan berkhidmat dan tetap mengikuti aturan atau norma-norma pondok yang ada. Sebagaimana dijelaskan oleh fred r. David bahwa Sasaran jangka Panjang merupakan pernyataan dari hasil yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dalam kurun waktu tertentu sedangkan strategi fungsional yaitu elemen pendukung dalam setiap strategis keseluruhan, yang menentukan arah subsistem fungsional terpisah dari manajemen perusahaan, yang memastikan pencapaian tujuan dan pemenuhan tugas yang ditugaskan.
Adapun faktor pendukung dan penghambat dalam pelaksanaan diantara di jelaskan dibawah ini:
- faktor pendukung yang bersumber dari berbagai segi diantaranya:
- faktor pendukung internal anggota BEM yang ikhlas dan suka rela dalam melaksanakan semua tugas.
- anggota yang mempunyai tujuan dan niat yang sama sehingga semua berjalan sesuai jalurnya.
- adanya anggota dalam satu lingkungan sehingga memudahkan kita disaat akan mengumpulkannya atau ada kegiatan yang dilaksanakan secara tiba-tiba.
- dukungan yang diberikan oleh para pengurus terhadap anggotanya menjadikan penyemangat tersendiri dalam melaksanakan tugas.
- anggota yang hampir seratus persen berusia sama menjadikan rasa solid dan toleransi yang kuat dalam melaksanakan setiap kegiatan.
- faktor pendukung eksternal.
- sesosok guru yang memiliki figure yang luar biasa menjadilan motivasi utama dalam melaksanakan setiap kegiatan.
- pengetahuan dan nasihat yang selalu diberikan untuk berkhidmat dengan maksimal menjadikan faktor terbesar agar semangat dalam berkhidmat.
- banyaknya motivasi yang bersumber dari berbagai pihak yang membuat semangat yang kendor kembali kuat.
- adanya fasilitas yang telah disediakan memudahkan setiap inovasi yang akan dibuat.
- adanya bantuan dari para guru dalam pelaksanaan setiap kegiatan baik dari segi perizinan ataupun mewujudkan barang-barang yang dibutuhkan.
Sedang faktor penghambat yang bersumber dari berbagai segi:
- faktor penghambat internal
- kurangnya tuntan yang mengikat sehingga terkadang menjadikan anggota semaunya.
- rasa egois yang sama-sama masih kuat faktor usia yang sama.
- rasa malas yang membuat tidak mau melaksanakan tugas dengan alas an penuh dengan kegiatan pondok.
- kurangnya rasa ingin tau sehingga sibuk sendiri dengan kegiatan tanpa meninjau dari pengalaman yang ada sehingga terkadang terjadi kesalahan yang sama dalam satu kegiatan.
- kurangnya komunikasi antar sesame anggota sehingga terkadan ada salah paham saat kegiatan berlangsung. f.adanya anggota yang kurang aktif sehingga menjadikan nilai minus bagi nama BEM sendiri. dikarnakan saat ditanya kegiatan apa atau yang lain dia tidak tahu menau.
- faktor penghambat eksternal.
- kegiatan para guru yang sangat padat terkadang menjadi kendala dalam pelaksanaan. penyesuaian jadwal dan lain-lain.
- keterbatasan waktu karna harus menyesuaikan dengan semua kegiatan pondok. c.kendala dalam menydiakan barang karna faktor jarak yang cukup jauh.
- terikat dengan aturan pondok yang terkadang menjadi kendala dalam mengadakan kegiatan yang baru.
- adanya kebiasaan menunda atau molor dalam pelaksanaan sehingga mengganggu jadwal yang lain.
Manajemen strategi dalam pengelolaan BEM. Beberapa kesimpulan dan saran. Dari penulis berdasarkan paparan data dan penelitian menggunakan metode wawancara, observasi serta dokumentasi, menunjukan bahwa manajemen strategi dalam pengelolaan menggunakan manajemen strategi yang komponennya meliputi:
(1) Model manajemen strategi dalam pengelolaan BEM, menggunakan model manajemen strategi yang terdiri dari perumusan visi, misi dan tujuan, analisis lingkungan internal dan eksternal, analisis pilihan strategi, sasaran jangka panjang, serta strategi fungsional.
(2) Berdasarkan uraian dan pembahasan mengenai perencanaan strategi dalam pengembangan organisasi BEM akan berjalan cukup baik, efektif dan terstruktur dimana dengan adanya perencanaan ini BEM lebih efektif dan berjalan sesuai dengan tujuan. Selain itu dengan adanya perencanaan ini organisasi ini banyak mengalami perubahan baik dari segi struktur, pelaksanaan dan pelaksanaannya. Serta menjadikan anggotanya memiliki skill, kemampuan dan penglaman yang lebih sehingga para anggotanya akan terbiasa di saat berada di organisasi lain dan mengetahui sikap apa yang harus dilakukan saat kondisi apapun.
(3) Faktor- faktor yang menjadi pendukung dan penghambat dalam pengelolaan BEM berasal dari berbagai segi, baik dari segi intermal maupun eksternal. Faktor-faktor ini memberikan pangaruh yang cukub besar baik dari segi anggotanya, para dosen ataupun orang disekitarnya yang tidak lain masyarakat pondok itu sendiri.
Penerapan manajemen strategi yang telah dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi ini menjadikan organisasi ini berjalan sesuai dangan fungsinya masing-masing, walupun terkadang masih ada sedikit kesalahan namun para anggota masih bisa mencarikan solusi yang cepat dan tepat karena sudah terlatih dan terbiasa. Dengan adanya penerapan manajemen strategi dalam organisasi ini dapat membantu para anggota BEM ataupun mahasiswa yang lain untuk meningkatkan manajemen organisasi yang lain menjadi lebih dan lebih baik lagi. Menjadikan contoh kongkrit bagi organisasi lain untuk menerapkan manajemen dalam setiap kegiatannya guna mancapai tujuan yang telah ditentukan seefektif dan efisien mungkin. Tanpa mengulang kesalahan yang pernah terjadi sehingga pencapaiannya maksimal.
Penulis Penulis Monica Resavita Y.
adalah mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam
Editor : Sugeng Priyadi, SE.,MM
